Não adianta: quanto maior a mesa de trabalho, maior a bagunça. Afinal, dá para empilhar e juntar mais e mais coisas, não é mesmo? Depois a gente pensa o que fazer com aquele rascunho.

Sim, todo mundo sabe que isso é errado, mas mesmo assim faz. Na verdade, a gente não nota que tudo isso é uma questão de hábito. Parte da eficiência e produtividade nas atividades do nosso trabalho são relacionadas à qualidade do ambiente aonde trabalhamos e para nos ajudar a organizar melhor o local aonde trabalhamos, os japoneses criaram um método chamado 5S que é “nada mais” que um conjunto de ações que lhe ajuda a medir melhor a relevância dos materiais de trabalho – inclusive aquele rascunho velho.

Não se trata de um software que digitaliza tudo, um conjunto de regras ou qualquer coisa parecida. Os 5S é uma técnica baseada na mudança de padrões e busca fazer você pensar melhor sobre o destino que é dado para cada material. O nome é uma relação com os 5 tipos de senso que a pessoa deve ter para conseguir deixar o seu ambiente mais saudável:

- Senso de utilização
- Senso de ordenação
- Senso de limpeza
- Senso de saúde
- Senso de autodisciplina

O senso de utilização é baseado em saber deixar disponível em sua mesa somente o que pode vir a ser usado com uma certa frequência. Parece meio óbvio, mas não tem porquê deixar na mesa aquele material que é utilizado apenas uma vez por mês – ele deveria ser arquivado em um gaveteiro próprio, por exemplo. Faça essa revisão (assim como eu fiz) e você vai notar coisas que nem sabia que existia – como aquele velho rascunho. O resto pode ficar numa gaveta da sua mesa.

Mas não adianta você deixar em cima da mesa apenas o que você usa com mais frequência se deixar tudo bagunçado. Nesse ponto entra o segundo senso, o senso de ordenação. Os materiais mais utilizados devem ser deixados sempre à mão. Não adianta colocar os seus arquivos em ordem alfabética se toda hora você precisa pesquisar a pasta do Sr. Zurita. A mesa deve ser utilizada para facilitar o seu trabalho, e não para ser a base da sua bagunça cada vez que efetua uma pesquisa. Aliás, tente eliminar as pesquisas! E se quiser guardar o tal rascunho, pelo menos coloque ele bem embaixo.

O terceiro hábito é o que parece mais estranho, que é o senso de limpeza. Calma, isso nada tem a ver com faxina. No momento em que você passa a todos os dias dar uma revisada na sua mesa e descartar o que se tornou obsoleto/desnecessário, você está limpando ela. E isso é ótimo, pois você pega o bom hábito de prezar pelos seus materiais de trabalho, ambiente e em tudo na sua vida. Assim você otimiza suas ações e faz com que todas sejam mais efetivas – além de pegar o costume de se organizar sempre. E não se esqueça de dar uma olhadinha naquele velho rascunho todos os dias para ver se ele ainda é necessário!

A técnica dos 5S não fala nada em especial para hospitais, mas a seu quarto senso é o senso de saúde. Esta regra se baseia em saber como padronizar as suas ações de organização, seja por cor, modelo, ordem alfabética, etc. A padronização é a chave para que todos os itens do seu ambiente de trabalho se tornem de fácil acesso, otimizando seu trabalho e fazendo com que você não se incomode mais produrando certos documentos (como um rascunho por aí).

A última norma é o senso de autodisciplina. De nada adianta os 4S anteriores se você dá algumas escapadinhas. Assim, você acaba criando um falso ambiente saudável, pois você só aplica as regras de organização quando precisa mesmo de algo – e isso não é organização, é necessidade momentânea. A efetividade das técnicas é diretamente ligada com o quanto você consegue aplicá-las, e a autodisciplina é a melhor forma de colocá-las em prática.

Depois dos olhos puxados, a organização é a característica mais marcante dos japoneses. Enquanto o Taylor e Ford bombavam na Europa e EUA, uma empresa customizou um modo de produção mais eficaz conforme a demanda local, criando o então “Toyotismo”, em 1950.

Pare de se apegar a essas porcarias e ponha fora aquele maldito e inútil rascunho!